Trabalhar remotamente exige que tenhas ao teu lado as melhores ferramentas. Para te ajudar na troca de mensagens com colegas ou clientes, para manter a informação e documentação dos teus projetos ou, até, para organizares a tua agenda. Fomos procurar e reunimos uma lista com 10 ferramentas de trabalho remoto divididas em quatro categorias essenciais.
Mas afinal, o que é o trabalho remoto?
Trabalhar remotamente é trabalhar com liberdade para escolher o horário e o espaço a partir de onde trabalhas. Apenas tens que garantir que os locais escolhidos reúnem todas as condições para suportar a atividade que desempenhas.
Este modelo de trabalho permite uma grande flexibilidade a diversos níveis e está ligado a uma melhor combinação entre a vida pessoal e profissional. Precisa que haja, contudo, uma boa gestão de tempo e organização—tanto para gerir os momentos de trabalho, como para desligar dele nas alturas de pausa.
A comunicação síncrona e assíncrona no trabalho remoto
A comunicação, seja ela de que tipo for, é um ponto-chave em todos os trabalhos—tanto nas relações com os colegas da equipa, como para definir projetos com clientes.
No contexto do trabalho remoto, podemos dividir a comunicação em dois tipos distintos:
- Comunicação síncrona: quando duas ou mais pessoas estão a falar em tempo real;
- Comunicação assíncrona: consiste na troca de informações entre várias pessoas, sem obter respostas imediatas.
Para aprofundares estes conceitos e conheceres as vantagens e aplicações no teu dia a dia, podes ler este artigo sobre comunicação síncrona e assíncrona.
Ferramentas de trabalho remoto: preciso mesmo disso?
A resposta é sim, e muito. Ao trabalharmos a partir de qualquer lugar, dificilmente nos separamos de uma ferramenta para dar suporte à nossa comunicação com os outros. Podemos eliminar as reuniões não necessárias, mas alguns pontos de situação, mensagens ou e-mails têm que existir.
A comunicação é um ponto-chave no sucesso dos projetos remotos e muitas das ferramentas sugeridas centram-se nisso mesmo: em tornar a comunicação mais rápida, pessoal e humana.
Além disto, é importante gerir e organizar o dia a dia e também facilitar a colaboração entre trabalhadores—tanto numa equipa, como entre clientes, uma boa gestão e planeamento fazem toda a diferença.
Ferramentas para trabalho remoto
Escolher as ferramentas adequadas para cada tipo de interação não é uma tarefa simples e direta. Não existe uma fórmula matemática. Entre as perguntas a que devemos responder para justificar a nossa escolha, estão as seguintes:
- Preciso de adotar a comunicação síncrona e/ou assíncrona?
- Aposto em ferramentas grátis ou pagas?
- Preciso de ferramentas de áudio ou vídeo? Ou dos dois?
- Trabalho numa equipa grande? Trabalho apenas com o meu cliente?
- As ferramentas funcionam online ou precisam de instalação?
Estas perguntas podem ser respondidas com as ferramentas que te mostramos a seguir.
As 10 ferramentas que deves conhecer para te apoiar no trabalho remoto
Para dar resposta às necessidades que identificámos como as mais comuns, deixamos-te a nossa lista, dividida em quatro tipos de categorias: ferramentas de colaboração, gestão de projetos, videoconferência e mensagens instantâneas.
Ferramentas de Colaboração
- Google Drive
Sendo o Google Drive uma ferramenta completamente online, na cloud, com espaço para armazenamento, pode ser útil em vários pontos.
Pode servir para guardar os trabalhos que fazes, para criar documentação daquilo em que estás a trabalhar e ainda para a criação e edição conjunta de documentos. Estes documentos podem ser spreadsheets, ficheiros de texto ou, até, apresentações.
Esta é uma ferramenta completamente online, que permite comunicação assíncrona e é gratuita até aos 15 GB de armazenamento.
- Dropbox
A Dropbox é uma ferramenta de colaboração online que permite o armazenamento em nuvem, podendo ser acedida a partir de qualquer lugar. Dispõe de um histórico de versões, além de sincronização entre o computador, os arquivos offline e o que está na nuvem.
Na sua versão gratuita, permite armazenamento até 2 GB.
Ferramentas de Gestão de Projetos
- Trello
Para ajudar na gestão de projetos em equipa ou individuais, e até na organização pessoal, existe o Trello. O foco desta ferramenta é disponibilizar um quadro com as colunas que definem o estado das tarefas—também conhecido como Kanban board. No formato mais simples, os estados podem ser:
- “Para fazer”;
- “Em progresso”;
- “Fechado”.
Com esta classificação, torna-se simples e rápido perceber o estado geral do projeto. Para isso, convém que as tarefas sejam pequenas (quando possível) e com um objetivo claro. Isto pode aumentar a motivação quando a coluna “para fazer” começa a diminuir e a “fechada” fica mais completa.
- Asana
Esta ferramenta para gestão de projetos, com uma base comum ao Trello, tem um painel com colunas para organizar tarefas. No entanto, o Asana permite fazer upload de documentos, criar e acompanhar um cronograma de tarefas e ainda ter espaço para feedback sobre o estado de cada tarefa.
O Asana torna-se, então, um forte no apoio à gestão de equipas remotas, mantendo muita informação disponível e acessível a toda a equipa.
Ferramentas de videoconferência
- Zoom
Para videoconferências, o Zoom tem sido bastante usado. Permite criar links para aceder às reuniões, que tanto podem ser acedidos no telemóvel como no computador.
Na versão gratuita do Zoom, podes organizar uma reunião com, até, 100 pessoas para um tempo máximo de 40 minutos.
- Google Meet
Dentro dos serviços que a Google oferece, o Google Meet é uma opção para comunicação síncrona por vídeo.
Quando usas o calendário disponibilizado pela Google, podes associar automaticamente o link para este tipo de reunião.
Ferramentas de mensagens instantâneas
- Slack
O Slack é uma ferramenta de comunicação (essencialmente) síncrona, através da troca de mensagens instantâneas. Permite criar diversos canais que funcionam como grupos para discutir os diversos temas que definires.
Para responder a mensagens, é possível fazê-lo como uma thread—ficando todas as respostas associadas à mensagem inicial. Isto facilita a organização e ajuda a não perder informação em conversas longas.
Outra vantagem do Slack é a integração que permite com outras aplicações. Como é uma ferramenta muito usada em todo o mundo, há outras que acabam por tirar partido das suas funcionalidades.
O Slack está disponível online, como aplicação, para instalar no computador, e também app para telemóvel.
- Twist
O Twist é uma ferramenta de comunicação assíncrona com funcionalidades semelhantes ao Slack—permite envio de mensagens e respostas em thread, através de diversos canais.
A principal diferença desta ferramenta é que dá prioridade ao trabalho completamente focado, removendo as distrações e o impacto das notificações nesta concentração. É esta diferença que faz com que o Twist não sirva para comunicação em tempo real.
O Twist tem uma versão gratuita que permite ver o histórico das conversas em até um mês e tem 5GB de armazenamento.
- Loom
O Loom é uma ferramenta para comunicação assíncrona que permite gravar mensagens de voz e vídeos. O principal objetivo é não teres que esperar por um espaço na agenda para falares com uma pessoa.
Ao funcionar em formato de voz, ou vídeo, há menos espaço para interpretações erradas—que podem acontecer quando se usam apenas mensagens escritas. Ajuda, também, a poupar o tempo da escrita e garantir que a mensagem está suficientemente clara.
A aplicação tem um pacote grátis, que permite a partilha de 100 vídeos e screenshots, além da gravação de vídeos até 5 minutos.
- Google Workspace
Para ter tudo reunido e integrado na mesma plataforma, sem necessidade de configurações por parte dos utilizadores, surge o Google Workspace.
O Google Workspace engloba todas as ferramentas da Google, como o Meet, a Drive e ainda o Calendário. Com uma única conta de e-mail, todas as ferramentas ficam à distância de um clique.
No meio de tantas ferramentas, qual é a melhor?
Como a tecnologia está em constante evolução, todos os dias surgem novas ferramentas, com novas funcionalidades. Para facilitar a decisão das ferramentas que vais utilizar, deixamos-te algumas notas:
- Nenhuma tecnologia é perfeita, nem 100% adaptada às tuas necessidades;
- Há várias funcionalidades comuns entre as várias ferramentas (ferramentas de mensagens instantâneas que também têm chamadas de vídeo);
- Não é por ser a mais recente do mercado que é a melhor.
Estas ferramentas servem para facilitar o trabalho remoto e não devem ser uma dificuldade, onde tenhas de perder muito tempo para perceberes como funcionam. Deves, por isso, escolher aquilo que melhor se enquadra nos teus objetivos.
No caso de gerires uma equipa, importa que todos estejam alinhados e confortáveis nas tecnologias que estão a utilizar. Não queremos que, a meio do projeto, alguém desista de usar uma ferramenta, certo?
Utilizas estas ferramentas? Se não, quais são as que preferes no teu dia a dia remoto?
