A transição para uma cultura de trabalho remoto tem sido crescente ao longo dos últimos meses. Em muitos casos, esta mudança deveu-se sobretudo às circunstâncias causadas pela pandemia, mas, felizmente, esta é uma tendência que vem para ficar.
Contudo, a estrutura organizacional das empresas que adotam este modelo tem de ser adaptada e todos os processos de trabalho devem ser ajustados. A forma como as equipas vão comunicar e documentar cada um destes processos vai ser a chave para o funcionamento de todo o workflow.
O trabalho remoto é um grande desafio no que diz respeito às formas de comunicação e, por isso, vamos abordar cada uma em detalhe.
Comunicação Síncrona
A forma como trabalhamos tem vindo a mudar e, com isso, muda também a forma como comunicamos entre nós. A comunicação síncrona é uma das opções mais escolhidas na hora das equipas de trabalho se reunirem.
O que é a Comunicação Síncrona
De uma forma geral, a comunicação síncrona acontece quando duas ou mais pessoas partilham uma conversa em tempo real. Este é um processo em que acontece uma troca de informações em simultâneo, com recurso a uma plataforma digital e à internet.
Através deste tipo de comunicação, é-nos possível manter um diálogo com outras pessoas de forma direta e imediata.
O avanço da tecnologia oferece-nos diversas ferramentas que permitem comunicar de forma síncrona, mas, apesar de todas as vantagens associadas, existem também alguns aspetos menos positivos a considerar.
Vantagens da Comunicação Síncrona
- Comunicação instantânea, independente da localização dos intervenientes;
- Facilita o trabalho em equipa sem que todos tenham de estar reunidos fisicamente;
- Cria espaço para facilitar a interação;
- Permite solucionar problemas mais urgentes.
Desvantagens da Comunicação Síncrona
- Requer acesso a infraestrutura tecnológica;
- Apesar de ser relativamente fácil de usar, pode exigir algum suporte técnico;
- Precisa de internet de boa qualidade;
- Se não for usada moderadamente, pode ser contraproducente.
Comunicação Síncrona: ferramentas essenciais
Comunicar em tempo real requer o acesso a uma internet de qualidade e também a algumas plataformas que reúnem vários interlocutores em simultâneo.
- Zoom;
- Google Meet;
- Skype;
- Streamyard.
Comunicação Assíncrona
O trabalho remoto é, agora, uma opção bastante ponderada em empresas dos mais diversos setores. No entanto, a sua execução requer que se encontrem formas eficazes para comunicar.
A comunicação assíncrona consiste no processo de troca de informação entre os intervenientes de uma forma não simultânea, isto é, quando o recetor não recebe nem responde à mensagem do emissor de forma imediata.
Também este modelo tem vantagens e desvantagens associadas.
Vantagens da Comunicação Assíncrona
- Flexibilidade na gestão de tempo;
- Maior planeamento e organização;
- Troca de informações mais ponderada;
- Possibilidade de revisão da informação ou trabalho – menos erros e, consequentemente, apresentação otimizada da informação.
Desvantagens da Comunicação Assíncrona
- Pode ser um processo mais demorado para respostas e resolução de problemas;
- Exige autodisciplina;
- Permite a troca de informações entre interlocutores, mas não de forma imediata.
Comunicação Assíncrona: ferramentas essenciais
Este modelo de comunicação potencia o aumento da produtividade dos colaboradores e uma melhoria no desempenho das suas funções e de resultados.
No que diz respeito às ferramentas ou canais disponíveis, importam sobretudo as plataformas que permitem o armazenamento e partilha de dados. As mais conhecidas são:
- G-Suite;
- Email;
- Chats;
- Teams;
- Slack;
- CRM’s;
- ERP’s.
Comunicação Síncrona vs Assíncrona
A principal diferença entre a comunicação síncrona e assíncrona reside essencialmente no desfasamento do tempo de resposta dos interlocutores. Se, no caso do modelo assíncrono não existe uma simultaneidade nas respostas, no síncrono acontece exatamente o oposto e, aqui, os membros da equipa trocam mensagens de forma imediata.
Os dois modelos apresentam pontos positivos e negativos na sua utilização, mas ambos são cruciais quando falamos de trabalho remoto. No entanto, a sua utilização deve ser ponderada e adequada a cada situação.
Como escolher o modelo de comunicação ideal?
Assuntos urgentes são, efetivamente, a maior razão para reuniões síncronas. Muitas vezes, a necessidade de gestão de crises ou de tomada de decisões exige que se encontrem soluções rapidamente. Nestes casos, é importante as várias partes envolvidas estarem simultaneamente a conversar sobre o tema em questão.
Mas, na realidade, quase todos os assuntos – mesmo os mais importantes – podem ser tratados de forma assíncrona. A sincronia não deve fazer parte do trabalho diário das equipas, pois acaba por ter um efeito cansativo, desmotivante e pouco produtivo.
O tempo que os colaboradores passam a responder a telefonemas e em reuniões prejudica a produtividade na execução das restantes tarefas. Assim, estes acabam por se sentir sobrecarregados e stressados, e até a possibilidade de cometer erros é consideravelmente maior.
De uma forma equilibrada, estes dois modelos devem coexistir e acontecer em momentos específicos e adequados a cada situação. Contudo, trabalhar e comunicar de uma forma assíncrona representa uma resposta para quase todos os problemas que vão surgindo.
Testemunhos
Comunicar de forma eficaz
A transição do ambiente de escritório para um regime de trabalho remoto pressupõe alguma flexibilidade. E flexibilidade pressupõe, essencialmente, assincronia. Diminuição de interrupções, maior foco e responsabilidade e uma comunicação mais eficiente.
De um modo geral, o trabalho das equipas de forma remota exige três ferramentas essenciais: comunicação, documentação e gestão de projetos. Quando, maioritariamente, as equipas trabalham em regime assíncrono, grande parte da informação circula em formato de texto.
Assim, toda esta informação é, por si só, mais estruturada e clara. Quando isto acontece, existe uma correta documentação de todos os dados partilhados, e é certo que todos os processos de comunicação vão fluir de uma forma mais objetiva e com melhores resultados.
Má comunicação gera resultados negativos
A era de trabalho remoto em que vivemos foi, em grande parte, precipitada pela atual pandemia. No entanto, fez-nos apenas perceber algo que já se sabia. Uma má comunicação tem um impacto negativo diretamente nos resultados obtidos.
Trabalhar remotamente não significa apenas ter acesso a um computador, trocar mensagens e fazer algumas videochamadas. Para que esta transição seja possível é importante usar as vias de comunicação de forma assertiva e ter em conta alguns aspetos:
- Adotar apenas as ferramentas necessárias para a execução do trabalho em questão;
- Evitar usar aplicações como o WhatsApp como meio de comunicação;
- Ter consciência que o número de horas trabalhadas não reflete os níveis de produtividade;
- A confiança deve ser a base de trabalho da equipa. Não precisam estar todos constantemente em contacto;
- Investir muito na troca de informações de forma assíncrona. Assim não existe a necessidade de esperar por reuniões, muitas vezes pouco produtivas, para avançar com algumas tarefas;
- Estruturar a informação de forma clara, simples e objetiva;
- Lembrar que nem tudo é assim tão urgente que exija reuniões imediatas.
A quase imposição da transição para ambientes de trabalho remoto mostrou às empresas que está na altura de repensar as suas políticas. E, agora que este modelo de trabalho se consolidou um pouco mais, é importante adequar as estratégias de comunicação para que estas possam conduzir a um aumento de produtividade e resultados francamente positivos.
